Kurs Merkezi Web Sitesi: Ön Kayıt Toplama Rehberi

Kayıt dönemlerinde bir kurs merkezinin telefonu susmaz. Veliler aynı soruları tekrar tekrar sorar: “LGS grubunda yer kaldı mı?”, “Hafta sonu programı var mı?”, “Deneme sınavları dahil mi?” Bu soruların yanıtı web sitenizde düzenli biçimde yer aldığında, sekreteryanın yükü azalır ve ön kayıtlar mesai dışında da gelmeye devam eder. Bu rehberde ön kayıt toplayan bir kurs merkezi web sitesinin nasıl kurgulanacağını; program sayfalarından ders programına, veli bilgisi toplamaktan KVKK’ya kadar adım adım anlatıyoruz. Eğitim kurumları için hazırlanmış hazır bir altyapı arıyorsanız TiboEğitim temasını inceleyebilirsiniz.

Veli siteye ne için gelir?

Kurs merkezi sitelerinin en büyük hatası, kurumu anlatmaya odaklanıp velinin sorusunu yanıtlamamaktır. Veli genellikle şu sırayla düşünür: Çocuğuma uygun bir program var mı, ne zaman ve kaç saat, kim ders veriyor, yer kaldı mı ve nasıl kayıt olurum? Siteniz bu sırayı takip ederse ön kayıt formu doğal bir son adım hâline gelir.

1. Program kartları: Her grup ayrı bir ürün

YKS sayısal, LGS hazırlık, 9. sınıf takviye, yaz okulu… Her programı ayrı bir kart ve ayrı bir sayfa olarak sunun. Kartta şu bilgiler olsun:

• Programın adı ve hedef sınıf düzeyi
• Süre ve haftalık ders saati
• Başlangıç tarihi
• Kontenjan ve varsa “kalan yer” bilgisi
• Program sayfasına ve ön kayda giden bağlantılar

“Kalan yer” bilgisini dürüstçe kullanın. Gerçek kontenjanı yansıtan bir sayaç, veliye karar vermesi için sağlıklı bir gerekçe verir; sürekli “son 3 kişi” yazan bir uyarı ise kısa sürede güvenilirliğini kaybeder. Program sayfasında müfredatı konu konu açılan bir akordeonla sunmak, velinin “neler işlenecek?” sorusunu yanıtlar.

2. Haftalık ders programı: Telefonda okunabilir olsun

Ders programı genellikle PDF ya da fotoğraf olarak yüklenir ve telefonda okunmaz. Bunun yerine sekmeli bir HTML tablo kullanın: Her gün ayrı bir sekme, bugünün sekmesi otomatik vurgulu. Telefon ekranında tablo yerine kart görünümüne geçmesi, velinin akşam yemeğinde telefondan programa bakabilmesini sağlar. Program değiştiğinde de yalnızca ilgili satırı güncellemeniz yeterli olur.

3. Eğitmen kadrosu

Veliler, çocuklarını kime emanet ettiklerini bilmek ister. Her eğitmen için fotoğraf, branş ve kısa bir özgeçmiş yeterlidir. Burada abartıya gerek yok; “2015’ten bu yana matematik öğretmeni” gibi somut ve doğrulanabilir bilgiler, sıfatlardan daha çok güven verir.

4. Ön kayıt formu: Öğrenci ve veli bilgisini birlikte alın

Kurs merkezinde formu çoğu zaman öğrenci değil veli doldurur. Bu yüzden form iki bölümden oluşmalı: öğrenci bilgileri (ad, sınıf, okul) ve veli bilgileri (ad, telefon, e-posta). Programı formun en başında seçtirin; ziyaretçi bir program sayfasından geliyorsa bu alan önceden seçili olsun. Formu kısa tutun: İlk temasta ihtiyacınız olan şey geri arama yapabilmek, kesin kayıt evraklarını sonra alırsınız.

5. KVKK: Çocuk verisi hassas bir konu

Kurs merkezi formları reşit olmayan öğrencilerin verilerini toplar. 6698 sayılı KVKK kapsamında aydınlatma metni hazırlanmalı, formda bu metne bağlantı ve onay kutusu bulunmalıdır. Kampanya ve duyuru mesajları göndermek istiyorsanız bunun için ayrı ve isteğe bağlı bir izin alın; ön kayıt onayı ile ticari ileti iznini aynı kutuya bağlamayın. Metinlerin içeriği için bir hukukçudan destek almak her zaman en doğrusudur. Çerez ve onay kayıtları tarafını KVKK çerez onayı yazımızda ayrıntılı ele aldık.

6. Kayıt dönemi takvimi: Site ne zaman hazır olmalı?

1. Kayıt döneminden 6-8 hafta önce: Site yayında olsun, program sayfaları dolu olsun. Arama motorlarının sayfaları keşfetmesi zaman alır.
2. 4 hafta önce: Ders programı ve eğitmen kadrosu güncel olsun; Google İşletme Profili’nde web sitesi bağlantısı ön kayıt sayfasına gitsin.
3. Kayıt dönemi boyunca: Kontenjanları haftalık güncelleyin, gelen talepleri aynı gün arayın.
4. Dönem sonunda: Dolan programları “kontenjan doldu, bekleme listesine yazılın” olarak işaretleyin; formu kapatmayın.

Yerel aramalarda görünürlük için “ilçe adı + LGS kursu” gibi aramaları hedefleyen program sayfaları yazmak işe yarar. Bu konudaki genel ilkeler için küçük işletmeler için SEO rehberimizi okuyabilirsiniz.

Gelen ön kaydı kesin kayda çevirmek

Ön kayıt formu yalnızca ilk adımdır; asıl iş, talep geldikten sonra başlar. Kurs merkezlerinde ön kayıtların önemli bir kısmı, geri dönüş geciktiği için kaybolur. Veli aynı akşam üç kuruma birden form doldurmuş olabilir ve ilk arayan kurum çoğu zaman avantajlı başlar. Bu nedenle gelen talepler için basit bir iç kural belirleyin: Mesai içindeki talepler aynı gün, akşam gelen talepler ertesi sabah ilk iş aranır.

Arama sırasında veliye üç şey sunun: programın kısa bir özeti, bir tanışma ya da seviye belirleme görüşmesi için randevu ve kayıt için gereken evrak listesi. Evrak listesini sitede ayrı bir “Kayıt nasıl yapılır?” sayfasında da yayımlamak, telefonda aynı bilgiyi tekrar tekrar anlatmanızı önler. Bu sayfada kayıt adımlarını numaralı biçimde, ödeme seçeneklerini ve iade koşullarını açık bir dille yazın.

Deneme dersi ve tanıtım günleri

Birçok veli, çocuğunu kayıt ettirmeden önce kurumu görmek ister. Deneme dersi ya da açık kapı günü düzenliyorsanız bunu ayrı bir etkinlik olarak sitede duyurun ve katılımı da ön kayıt formu üzerinden toplayın. Program alanına “Tanıtım günü” gibi bir seçenek eklemek, bu talepleri diğerlerinden ayırmanızı kolaylaştırır. Etkinlik sonrası katılımcıları aramak, kesin kayda dönüşümün en verimli anıdır.

Mezun ve sonuç sayfaları: Dürüstlük çizgisi

Kurs merkezleri için sınav sonuçları güçlü bir tanıtım malzemesidir, ama bu alanda dikkatli olmak gerekir. Öğrenci adı, fotoğrafı ve puanı gibi bilgileri yalnızca öğrencinin ve velinin açık izniyle paylaşın; reşit olmayan öğrencilerde bu izin özellikle önemlidir. Sonuçları abartmadan, doğrulanabilir biçimde sunun. “Türkiye derecesi garantisi” gibi vaatler hem yanıltıcıdır hem de ticari reklam kuralları bakımından risk taşır. Bunun yerine çalışma yönteminizi, deneme sınavı takviminizi ve rehberlik hizmetinizi anlatmak çok daha sağlam bir güven zemini oluşturur.

Veliler için bir “Sık sorulan sorular” sayfası da bu güveni destekler: servis olup olmadığı, devamsızlık durumunda ne yapıldığı, deneme sınavlarının ne sıklıkla yapıldığı, veli görüşmelerinin nasıl planlandığı gibi soruları tek yerde yanıtlamak, sekreteryaya gelen telefonları azaltır. Bu sayfayı her kayıt döneminden önce gözden geçirip yeni sorularla güncelleyin. Telefonda en sık duyduğunuz beş soruyu not almak, sayfanın içeriğini belirlemek için en pratik başlangıç noktasıdır.

TiboEğitim neler sunuyor?

TiboEğitim; kurs merkezi, dil okulu, anaokulu ve sürücü kursu gibi eğitim kurumları için geliştirilmiş bir WordPress teması. Ürün sayfasında listelenen başlıca özellikler:

• Ön kayıt formu: Program › öğrenci › veli sırasıyla; KVKK onaylı. Talep panelde Mesajlar’a düşer, e-posta ve WhatsApp ile bildirilir. [te_onkayit program="…"] kısa koduyla istediğiniz sayfaya eklenir.
• Programlar: Süre, seviye ve kontenjan bilgisi; “kalan yer” çubuğu, kategori süzgeci, müfredat akordeonu ve Course şeması.
• Haftalık ders programı: Sekmeli tablo, bugünün günü vurgulu; telefonda kart görünümü.
• Seviye tespit testi: Dil okulları için 8 soruluk, A1–C1 önerisi veren test; sonuç ön kayıt formuna kendiliğinden taşınır.
• Yedi hazır site: Kurs Merkezi (YKS / LGS), Dil Okulu, Anaokulu ve Kreş, Online Akademi, Sürücü Kursu, Tek Kurs satış sayfası ve Online Eğitim Platformu.

Kurs merkezlerine özel bölüm düzenini kurs merkezi web sitesi sayfamızda, dil okullarına özgü seviye testi akışını ise dil okulu web sitesi sayfamızda anlattık. Kurulum ve kısa kodların ayrıntıları TiboEğitim dokümanında yer alıyor.

TiboEğitim’in Tek Site paketi ₺2.490, Profesyonel paketi ₺3.690’dir ve her ikisi de tek seferlik ödemedir; sonraki sürümler ek ücret olmadan panelinize gelir. Kart ya da taksitli ödeme PayTR ile alınır. Lisansı kurumunuzun gerçek alan adında etkinleştirirsiniz; localhost ve staging kurulumlarında çalışmaz. Deneme sürümü yok; bu yüzden özellikle Kurs Merkezi demosunda ön kayıt formunu ve ders programının telefondaki görünümünü kendiniz denemenizi öneririz.

Sık sorulan sorular

Kurs merkezi web sitesinde fiyat yazmalı mıyım?

Bu kurumun politikasına bağlıdır. Fiyat yazmak istemiyorsanız program süresini, ders saatini ve dahil olan hizmetleri (deneme sınavı, etüt gibi) açıkça yazın; veli ücreti ön görüşmede öğrenir. Önemli olan, programın içeriğinin net olmasıdır.

Ön kayıt formuna hangi bilgiler yeterli?

Program, öğrenci adı ve sınıfı, veli adı ve telefonu ile KVKK onayı ilk temas için yeterlidir. Kesin kayıt evraklarını yüz yüze görüşmede almak formu kısa tutar ve dönüşümü artırır.

Ders programını PDF olarak yüklemek yeterli mi?

Yeterli olur ama telefonda zor okunur ve arama motorları içeriği iyi anlamaz. Sekmeli bir HTML tablo hem velinin işini kolaylaştırır hem de güncellemesi daha pratiktir.

TiboEğitim dil okulları için de uygun mu?

Evet. Dil Okulu demosunda bayraklı dil seçimi ve 8 soruluk seviye tespit testi var; test sonucu ön kayıt formuna kendiliğinden taşınır.

Ön kayıt talepleri nereye düşer?

Talepler WordPress panelindeki Mesajlar bölümüne kaydedilir; ayrıca e-posta ve WhatsApp ile bildirim alırsınız.

Aynı lisansla iki şubenin sitesini açabilir miyim?

Tek Site paketi bir alan adı içindir. İki ayrı alan adı kullanacaksanız iki alan adı içeren Profesyonel paket uygun olur.