WooCommerce e-Fatura: Paraşüt ile Otomatik Fatura Kesme

Siparişler arttıkça bir e-ticaret sitesinin en yorucu işlerinden biri fatura olur. Her sipariş için müşterinin TC kimlik ya da vergi numarasını kontrol etmek, muhasebe programına geçip faturayı kesmek, PDF’i indirip müşteriye göndermek… Günde beş siparişte katlanılabilir, elli siparişte ise bir çalışanın yarım gününü alır. Bu rehberde woocommerce e-fatura sürecini baştan sona ele alıyor, müşterinin bilgisini ilk seferde doğru toplamaktan Paraşüt üzerinden otomatik kesime kadar her adımı TiboFatura eklentisi üzerinden anlatıyoruz.

Önemli bir not baştan: e-Fatura ve e-Arşiv mükellefiyeti, fatura senaryosu ve KDV oranları gibi konular işletmenize göre değişir ve mevzuat zaman içinde güncellenir. Bu yazı teknik akışı anlatır; vergi tarafındaki kararlarınızı mali müşavirinizle vermenizi öneririz.

e-Fatura ve e-Arşiv: kısa hatırlatma

Türkiye’de elektronik faturanın iki yaygın biçimi vardır. e-Fatura, iki e-Fatura mükellefi arasında, sistem üzerinden alıcının posta kutusuna iletilen faturadır. e-Arşiv fatura ise alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda, örneğin bireysel müşterilere kesilen elektronik faturadır. Bir e-ticaret sitesi aynı gün içinde hem şirketlere hem bireylere satış yaptığı için iki türü de kesmek zorunda kalabilir. Hangisinin kesileceği alıcının mükellefiyet durumuna bağlıdır; bunu elle kontrol etmek hatalara açıktır.

Sorun çoğu zaman ödeme sayfasında başlar

Fatura hatalarının büyük kısmı muhasebede değil, ödeme sayfasında doğar. Müşteri vergi numarasını eksik yazar, TC kimlik numarasında bir hane kayar, firma unvanı yerine kendi adını girer. Sipariş geçer, sorun fatura kesilirken fark edilir ve müşteriyi aramak gerekir. Bu yüzden iyi bir fatura akışı, doğru bilgiyi daha sepet aşamasında toplamakla başlar.

Ücretsiz TiboFatura bu kısmı çözer. Müşteri ödeme sayfasında Bireysel ya da Kurumsal fatura türünü seçer. Bireyselde TC kimlik numarası, kurumsalda firma unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası istenir; şahıs şirketleri TC kimlik numarası girebilir. Numaralar resmî kontrol hanesi algoritmasıyla, dış servise sorulmadan sitenizin içinde anında doğrulanır. Hatalı numarada müşteri uyarı görür ve sipariş tamamlanmaz.

Ücretsiz sürümle elle fatura akışı

Faturayı bugün Paraşüt, Logo, Mikro ya da başka bir muhasebe programında elle kesiyorsanız ücretsiz sürüm iş akışınızı düzene sokar:

1. Sipariş ekranında bir fatura kutusu ve sipariş listesinde bir Fatura sütunu belirir; durumlar Kesilmedi, Kesildi ve İptal olarak izlenir.
2. Panelde fatura bekleyen siparişler, son 30 günün ve toplamın sayaçlarıyla tek listede toplanır.
3. Faturayı muhasebe programınızda kesip numarasını ve PDF ya da e-Arşiv bağlantısını siparişe girersiniz.
4. Müşteriye tasarımlı bir “Faturanız hazır” e-postası gider; Hesabım’daki sipariş ayrıntısında “Faturayı görüntüle” bağlantısı çıkar.
5. Gerekirse sipariş ekranından tek tıkla logonuz, satıcı ve alıcı bilgileri, ürünler, KDV ve toplamla bir proforma yazdırırsınız. Proforma resmî belge değildir ve altında bunu belirten not yer alır.

Ücretsiz sürüm hiçbir dış istek yapmaz ve sunucumuza veri göndermez. Ürün sayfasına göre ücretsiz sürüm WordPress.org onayından sonra yayınlanacak; Pro ise şimdi satın alınabiliyor.

Pro ile Paraşüt üzerinden otomatik e-Fatura

Sipariş sayısı arttığında asıl kazanç otomasyondadır. TiboFatura Pro, ücretsiz eklentinin üzerine kurulan bir ektir ve sitenizi doğrudan kendi Paraşüt hesabınıza bağlar. WebTibo bu bağlantıda aracı değildir; fatura ve müşteri verileri bizim üzerimizden geçmez.

Fatura ne zaman kesilsin?

Otomatik kesim dokümanına göre üç seçeneğiniz var:

e-Fatura mı e-Arşiv mi, kendiliğinden

Alıcının vergi numarası Paraşüt üzerinden sorgulanır: e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kendiliğinden seçilir. e-Fatura senaryosu (Temel ya da Ticari) ayarlardan belirlenir. Varsayılan KDV oranı yalnız WooCommerce vergileri ayarlı değilse kullanılır; ayarlıysa siparişteki oran geçerlidir. İsteğe bağlı fatura serisi ön eki ve faturadaki kargo satırının adı da ayarlanabilir.

Durum takibi ve müşteriye PDF

e-Belge Paraşüt’te birkaç dakika içinde hazırlanır ve Pro bu durumu kendiliğinden takip eder. Hazır olduğunda fatura numarası ve resmî PDF’in kalıcı bağlantısı siparişe yazılır, müşteriye e-postayla gider ve Hesabım’da görünür. Siz hiçbir şey girmezsiniz. Geçmiş siparişler ya da elle seçmek istedikleriniz için tek tıkla ve toplu fatura kesme de mümkündür.

Kurulum: üç adım

1. Eklentiler → Yeni ekle → Eklenti yükle ile TiboFatura’yı kurun; WooCommerce etkin olmalı.
2. TiboFatura → Ayarlar’da unvanınızı, vergi bilgilerinizi ve logonuzu girin. Ödeme sayfası alanları kendiliğinden gelir.
3. Pro’yu aynı yolla yükleyin, Paraşüt sekmesine API bilgilerinizi girip “Bağlantıyı test et”e basın.

Paraşüt API bilgisi için Paraşüt’te Ayarlar → API bölümünden ya da Paraşüt destekten Client ID ve Client secret istenir; firma numaranız Paraşüt adresindeki sayıdır. Adım adım anlatım Paraşüt API dokümanında yer alıyor.

Hangi sürüm size uygun?

TiboFatura Pro yıllık lisansla satılır: tek mağaza ₺1.490, iki mağaza ₺2.290, beş mağaza ₺3.990. Lisans süresi biterse girilmiş fatura bilgileri ve bağlantılar korunur, yalnız Paraşüt ile otomatik ve toplu fatura gibi Pro özellikleri kapanır. Ödeme PayTR 3D Secure ile kartla yapılır, anahtar ve indirme bağlantısı anında gelir. Lisansı yalnız yayındaki mağaza alan adınızda etkinleştirebilirsiniz; test kopyasında çalışmaz. Kargo takibini de otomatikleştirmeyi düşünüyorsanız TiboFatura ve TiboKargo’nun da içinde olduğu sekiz Pro eklentilik Tibo Pro Paketi fiyatını karşılaştırmaya değer.

Mağazanızı yeni kuruyorsanız fatura akışını baştan planlamak çok daha kolaydır. E-ticaret sitesi kurulum rehberimiz ödeme, kargo ve yasal sayfalarla birlikte bu adımı da kapsıyor. Kartla ödeme tarafı için sanal POS ve PayTR yazımıza, hazır bir mağaza tasarımı için de TiboTicaret butik moda demosuna bakabilirsiniz.

Fatura sürecinde sık yapılan hatalar

Otomasyon kurmadan önce mevcut sürecinizdeki zayıf noktaları bilmek, hangi ayarı seçeceğinizi de belirler. Mağazalarda en sık gördüğümüz hatalar şunlar:

• Ödeme sayfasında fatura türü sorulmaması: Kurumsal müşteri bireysel fatura alır, sonra düzeltme talebi gelir. Bireysel/Kurumsal seçimi bu sorunu baştan çözer.
• İptal edilen siparişe fatura kesilmesi: Ödeme alınır alınmaz otomatik kesim seçildiyse ve iptaller sıksa, iptal ve iade süreçleri muhasebede ek iş çıkarır. İptal oranınız yüksekse “Sipariş tamamlanınca” seçeneği daha güvenlidir.
• KDV oranının yanlış gelmesi: WooCommerce vergi ayarları eksik bırakıldığında faturadaki oran beklediğinizden farklı olabilir. Önce mağazanın vergi ayarlarını mali müşavirinizle birlikte netleştirin.
• Kargo bedelinin faturada görünmemesi: Kargo ücreti alıyorsanız faturadaki kargo satırının adını ayarlardan anlaşılır biçimde belirleyin.
• Müşterinin faturayı bulamaması: PDF’i yalnız e-postayla göndermek yetmez; spam klasörüne düşebilir. Bağlantının Hesabım sayfasında da görünmesi destek taleplerini azaltır.

Örnek bir günlük akış

Pro kurulu bir butik mağaza düşünelim. Sabah gelen siparişler hazırlanır ve kargoya verilir; sipariş “Tamamlandı” durumuna geçtiğinde TiboFatura Pro faturayı Paraşüt’te keser. Alıcı kurumsal ve e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, bireyselse e-Arşiv düzenlenir. Birkaç dakika sonra belge hazır olduğunda numara ve PDF bağlantısı siparişe yazılır, müşteriye e-posta gider. Gün sonunda mağaza sahibi panelde fatura bekleyen sipariş kalıp kalmadığına bakar; bir hata varsa o siparişi tek tıkla yeniden dener ya da elle müdahale eder. Muhasebeci ise bütün faturaları zaten Paraşüt’te bulur. Bu akışın kurulması, ayarları bir kez doğru yapmaktan ibarettir.

Muhasebecinizle konuşmanız gereken 6 konu

Otomatik fatura kurmadan önce mali müşavirinizle kısa bir görüşme yapmak, sonradan düzeltme faturalarıyla uğraşmaktan çok daha ucuzdur. Görüşmeye şu sorularla gidin:

1. İşletmeniz e-Fatura ve e-Arşiv mükellefi mi, kullanılacak senaryo Temel mi Ticari mi olmalı?
2. Sattığınız ürün gruplarında hangi KDV oranları geçerli ve WooCommerce vergi sınıfları buna göre nasıl kurulmalı?
3. Kargo bedelini faturada ayrı bir satır olarak mı göstermelisiniz?
4. Fatura serisi ön eki kullanmanız gerekiyor mu, mevcut numaralandırmanızla çakışma olur mu?
5. İptal ve iade edilen siparişlerde hangi belgeyi düzenleyeceksiniz ve bu adım kimde olacak?
6. Faturanın sipariş tamamlanınca mı, ödeme alınınca mı kesilmesi sizin iş akışınıza ve yükümlülüklerinize daha uygun?

Bu cevaplar netleştikten sonra TiboFatura ayarlarını doldurmak birkaç dakika sürer. İlk hafta otomatik kesimi açık tutarken her gün birkaç faturayı Paraşüt’te açıp kontrol edin; her şey beklediğiniz gibiyse süreci kendi hâline bırakabilirsiniz. Bu yaklaşım, otomasyonun hem hızını hem de kontrol duygusunu birlikte sağlar ve muhasebecinizin de sürece güvenmesini kolaylaştırır.

Sık sorulan sorular

WooCommerce e-fatura için Paraşüt hesabı şart mı?

Ücretsiz TiboFatura için gerekmez; faturayı istediğiniz programda kesip numarasını siparişe girersiniz. Otomatik kesim yapan Pro için kendi Paraşüt hesabınızın API bilgileri gerekir.

TC kimlik numarası bir devlet servisine soruluyor mu?

Hayır. Doğrulama resmî kontrol hanesi algoritmasıyla sitenizin içinde yapılır; yanlış yazılmış numarayı yakalar ama kişinin kimliğini sorgulamaz.

e-Fatura mı e-Arşiv mi kesileceğine kim karar veriyor?

Pro, alıcının vergi numarasını Paraşüt üzerinden sorgular ve mükellefiyete göre türü seçer. Senaryo tercihi ve vergi konularında mali müşavirinize danışmanızı öneririz.

Proforma fatura resmî belge yerine geçer mi?

Hayır. Proforma bilgilendirme amaçlıdır ve belgenin altında resmî belge olmadığı yazar.

Fatura verilerim WebTibo’ya gider mi?

Hayır. Ücretsiz sürüm hiç dış istek yapmaz; Pro sitenizden doğrudan Paraşüt’e bağlanır.

Lisansım biterse kesilmiş faturalar kaybolur mu?

Hayır. Girilmiş fatura bilgileri ve bağlantılar korunur; yalnız otomatik ve toplu kesim gibi Pro özellikleri, lisansı yenileyene kadar kapanır.