Psikolog Web Sitesi ve KVKK: Dikkat Edilmesi Gerekenler

Psikolog, psikolojik danışman ya da terapi merkezi için web sitesi, danışanın ilk temas noktasıdır. Bu ilk temas diğer sağlık alanlarından daha hassastır: destek arayan kişi çoğu zaman tereddütlüdür, mahremiyeti konusunda kaygılıdır ve sitede yazacağı her cümlenin nereye gittiğini merak eder. Bu nedenle bir psikolog web sitesi hem sakin ve güven veren bir tasarıma hem de KVKK açısından titizlikle kurgulanmış formlara ihtiyaç duyar. Bu yazıda iki konuyu birlikte ele alıyoruz. Gizlilik vurgulu bir örnek için psikolog temasını inceleyebilirsiniz.

Psikoloji alanında hangi veriler hassas?

KVKK’nın 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri olarak sayar. Bir kişinin psikolojik destek aradığı bilgisi, yaşadığı sorunun açıklaması, seans notları ve hatta randevu almış olması bile sağlık verisi niteliği taşıyabilir. Özel nitelikli veriler hukuka aykırı işlendiğinde kişiye ciddi zarar verebileceği için daha sıkı kurallara bağlıdır ve bu verilerin işlenmesinde yeterli önlemlerin alınması gerekir.

Pratikte bunun anlamı şudur: web sitenizdeki iletişim ya da randevu formunda danışan “kaygı bozukluğu için destek almak istiyorum” yazdığı anda siz sağlık verisi işlemeye başlamış olursunuz.

Aydınlatma metni ve açık rıza: ikisi farklı şeyler

Sık yapılan hata, aydınlatma metni ile açık rızayı aynı onay kutusunda birleştirmektir. İkisi farklı yükümlülüklerdir:

Psikolog sitesinin randevu formunda bu nedenle iki ayrı unsur olmalıdır: aydınlatma metnini okuduğunu belirten onay ve sağlık verisinin işlenmesine yönelik açık rıza kutusu. TiboKlinik formunda aydınlatma onayına ek olarak ayrı bir açık rıza kutusu bulunur; metinleri ayarlardan kendi uygulamanıza göre değiştirebilirsiniz.

Form tasarımında veri minimizasyonu

KVKK’nın genel ilkelerinden biri verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Psikolog sitesinde bu ilkeyi forma şöyle uygulayabilirsiniz:

• Yalnız gerekeni sorun: Randevu için ad, iletişim bilgisi ve tercih edilen zaman genellikle yeterlidir.
• Serbest metni opsiyonel yapın: “Konunuzu kısaca yazın” alanı zorunlu olmasın; danışan isterse ilk görüşmede anlatsın.
• Hassas ayrıntı istemeyin: Tanı, ilaç kullanımı, geçmiş tedaviler gibi soruları web formunda sormayın.
• Bilgilendirin: Formun yanında “ayrıntıları görüşmede konuşacağız, buraya yazmanız gerekmez” gibi kısa bir not kaygıyı azaltır.

Veriler nerede saklanıyor?

Birçok form eklentisi ya da form hizmeti gönderilen verileri üçüncü taraf sunucularda saklar. Bu, yurt dışına veri aktarımı ve ek güvenlik soruları doğurabilir. Randevu talebinin kendi sitenizde, kendi veritabanınızda kalması daha yönetilebilir bir durumdur. TiboKlinik’te randevu bilgileri yalnızca sizin sitenizde saklanır ve WebTibo’ya gönderilmez. Bununla birlikte kendi sunucunuzun güvenliği (güncel WordPress, güçlü şifreler, yedekleme, SSL) sizin sorumluluğunuzdadır.

Bildirim e-postaları

Randevu talepleri e-postayla bildirildiğinde, e-postanın içeriği de veri içerir. Bildirim adresinin kurumsal ve güvenli bir hesap olmasına, ortak kullanılan kişisel kutulara gitmemesine dikkat edin. E-postaların güvenilir ulaşması için bir SMTP eklentisi kullanılması önerilir.

Çerezler ve analiz araçları

Psikolog sitesinde çerez kullanımı ayrıca düşünülmelidir. Bir ziyaretçinin “depresyon terapisi” sayfasını gezdiği bilgisi reklam ve analiz araçlarıyla üçüncü taraflara aktarılıyorsa bu hassas bir durumdur. Pratik öneriler:

• Zorunlu olmayan çerezleri onay alınmadan çalıştırmayın.
• Yeniden pazarlama (remarketing) etiketlerini hassas sayfalarda kullanmamayı değerlendirin.
• Onay kayıtlarını saklayın; gerektiğinde ispat edebilmek önemlidir.

Çerez onayı ve Google Consent Mode v2 için TiboKVKK eklentisini, onayın nasıl kayıt altına alınacağını ise KVKK onay kaydı ve Consent Mode v2 rehberinde anlattık.

Tanıtım dili: sakin, net, iddiasız

Psikolog sitesinde kullanılan dil de önemlidir. “Kesin çözüm”, “üç seansta kurtulun” gibi sonuç vaadi içeren ifadeler hem etik açıdan sorunludur hem de sağlık hizmetlerinin tanıtımına ilişkin düzenlemelerle çelişebilir. Mesleki unvanların doğru kullanımı da kritiktir: psikolog, klinik psikolog, psikolojik danışman ve psikiyatrist farklı eğitim ve yetkilere karşılık gelir. Sitenizde unvanınızı ve çalışma alanlarınızı doğru ve açık yazın; güncel mevzuatı ve meslek kuruluşlarının etik ilkelerini kontrol edin.

Güven veren bir psikolog sitesinin bölümleri

1. Sakin bir karşılama: Yumuşak tonlar, kısa ve sıcak bir giriş metni.
2. Destek alanları: Kaygı, ilişki sorunları, yas, çocuk ve ergen gibi çalışma alanları, sade açıklamalarla.
3. Seans süreci: İlk görüşme nasıl geçer, seans süresi, yüz yüze ya da online seçenekleri.
4. Uzman profilleri: Eğitim, unvan, yaklaşım ve diller.
5. Gizlilik vurgusu: Randevu formunun yanında verilerin nasıl korunduğuna dair kısa ve net bilgi.
6. İletişim ve konum: Çalışma saatleri ve tıklanınca yüklenen harita.

TiboKlinik’in psikoloji demosu bu yapıyla tasarlandı: sakin tonlar, destek alanları, seans süreci, uzman profilleri ve gizlilik vurgulu randevu.

Online seans ve görüntülü görüşme

Birçok psikolog artık online seans da sunuyor. Bu durumda web sitesinde online seansın hangi platform üzerinden yapıldığını, görüşmelerin kaydedilip kaydedilmediğini ve danışanın görüşmeye nasıl hazırlanacağını açıkça anlatmak güveni artırır. Kullandığınız görüntülü görüşme aracının verileri nerede işlediğini de bilmeniz gerekir; yurt dışında sunucusu olan bir hizmet kullanıyorsanız bu durum aydınlatma metninizde yer almalıdır. Seans ücreti ve ödeme yöntemleri hakkında bilgi verecekseniz bunu da sade ve tanıtım kurallarına uygun bir dille yapın.

KVKK kontrol listesi

• Aydınlatma metni hazır ve formdan erişilebilir mi?
• Açık rıza ayrı ve ön işaretsiz bir kutu mu?
• Form yalnız gerekli bilgiyi mi istiyor?
• Veriler nerede saklanıyor, kim erişebiliyor?
• Bildirim e-postası güvenli bir hesaba mı gidiyor?
• Zorunlu olmayan çerezler onaydan önce engelleniyor mu?
• Saklama süresi ve silme süreci tanımlı mı?
• VERBİS kayıt yükümlülüğünüz olup olmadığını kontrol ettiniz mi?

Sık sorulan sorular

Psikolog web sitesinde randevu formu sağlık verisi toplar mı?

Danışan destek aldığı konuyu yazdığında ya da psikolojik destek talebi bıraktığında bu bilgi sağlık verisi niteliği taşıyabilir. KVKK 6. madde sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar.

Aydınlatma metni ile açık rıza aynı kutuda olabilir mi?

Önerilmez. Aydınlatma bilgilendirme yükümlülüğüdür, açık rıza ise ayrı bir onaydır. Formda iki ayrı unsur olarak, açık rıza kutusu ön işaretsiz biçimde sunulmalıdır.

Formda danışana sorunu hakkında soru sormalı mıyım?

Veri minimizasyonu açısından serbest metin alanını opsiyonel tutmak ve tanı, ilaç gibi hassas ayrıntıları web formunda istememek daha doğrudur. Ayrıntılar ilk görüşmede konuşulabilir.

TiboKlinik randevu verilerini nerede saklar?

Randevu bilgileri yalnızca sizin sitenizde saklanır, WebTibo’ya gönderilmez. Talepler panelde Mesajlar bölümüne düşer ve e-postayla bildirilir.

Psikolog sitesinde Google Analytics kullanabilir miyim?

Kullanabilirsiniz ancak zorunlu olmayan çerezler için onay almanız gerekir. Hassas sayfalarda reklam ve yeniden pazarlama etiketlerini kullanmamayı değerlendirin, onay kayıtlarını saklayın.

Temayı deneme amaçlı kurabilir miyim?

Hayır, deneme sürümü yoktur ve lisans yalnız canlı alan adında çalışır. Psikoloji canlı demosunda tüm sayfaları satın almadan inceleyebilirsiniz.

Gizliliği tasarımın merkezine koyan, sakin ve güven veren bir siteyle başlamak isterseniz psikolog temasını inceleyin; diğer klinik demoları TiboKlinik sayfasında.